NETOOX Feature-Update

NETOOX wird laufend weiter entwickelt. Die Rückmeldungen von echten Power-Usern helfen uns, gezielt Verbesserungen für die tägliche Arbeit mit NETOOX umzusetzen. Hier möchten wir mal wieder einige Neuerungen der letzten Wochen zusammenfassen.

E-Mail-Vorlagen

Eines der zentralen Features von NETOOX sind die E-Mail-Vorlagen, mit denen Du sehr schnell Standard-Mails an Kontakte senden kannst - automatisiert oder manuell. 

Wenn Du schon viele E-Mail-Vorlagen in deinem NETOOX gespeichert hast, helfen Dir die neuen Funktionen, den Überblick zu behalten und effizient arbeiten zu können:

• Du kannst nun nicht mehr benötigte E-Mail-Vorlagen ausblenden. Sie bleiben dabei noch gespeichert und können jederzeit wieder eingeblendet werden, erscheinen aber im Adressbuch nicht. So wird die Liste der verfügbaren E-Mail-Vorlagen übersichtlicher.
• Im Tool zur Bearbeitung deiner E-Mail-Vorlagen kannst Du nun auch nach ein/ausgeblendeten Vorlagen und auch nach dem Vorlagen-Zweck ("Für") filtern.
• Um aus einer großen Listen von Vorlagen schnell die richtige zu finden und ein E-Mail an einen Kontakt versenden zu können, ist nun im Adressbuch ein praktischer Filter eingebaut: Einfach im Suchfeld tippen und die Liste der E-Mail-Vorlagen wird danach gefiltert.
• Beim Versand einer E-Mail-Vorlage an meherer Kontakte (Stichwort "Sammelliste") steht nun auch eine sehr übersichtliche Auswahl aller verfügbaren Vorlagen zur Verfügung UND es sind nun auch alle möglichen Vorlagen aller Gruppen inkludiert, bei denen Du Mitglied bist. Auch hier kannst Du die Liste schnell und einfach mit einem eigenen Suchfeld filtern.

Mehrere BCC-Adressen mit Beistrichen getrennt & Vorlagen ausblendbar

Neuer Filter der E-Mail-Vorlagen nach "ausgeblendet" und Zweck

Filterung der E-Mail-Vorlagen im Kontaktprofil im Adressbuch 

Filterung und strukturierte Anzeige der E-Mail-Vorlagen beim Versand an mehrere gesammelte Kontakte

Mehrere BCC-Adressen

Du kannst nun bei allen E-Mail-Vorlagen auch mehrere BCC-Adressen einstellen. Gib die E-Mail-Adressen dazu einfach mit Beistrichen getrennt in das BCC-Feld ein. (Bild siehe oben)

Recruiting

Oftmals tragen sich Kontakte auf Recruiting-Formularen ein, die bereits in der eigenen Adressdatenbank gespeichert sind (gleiche E-Mail-Adresse). Die Daten, die dabei vom Kunden/Interessenten eingetippt werden, werden zu den bestehenden Daten dazugespeichert (z.B. zusätzliche Adresse, zusätzliche Telefonnummer). Da man davon ausgehen kann, dass die vom Kontakt zuletzt eingetragenen Informationen die aktuell gültigen sind, werden diese nun automatisch zu "primären Kontaktdetails".

Infos zu "Primären Kontaktdetails" hier: Neue Funktionen in der Adressverwaltung

Lehrgangsverwaltung

Auch in der NETOOX-Lehrgangsverwaltung wurden einige Neuerungen umgesetzt:

• Lehrgänge können nun kopiert werden ... dabei wird auch von jedem zugehörigen Seminar eine Kopie angelegt. Danach müssen nur noch eventuelle Korrekturen angebracht und die Seminartermine dazu gespeichert werden.
• Seminarräume können nun ausgeblendet werden. So bleiben die Listen und Auswahlmöglichkeiten möglichst übersichtlich.

Fixes

Neben neuen Funktionen werden in NETOOX auch laufend zahlreiche kleinere Verbesserungen eingebracht. So profitieren alle User sofort und ohne Installations-Aufwand vom modernen Online-Office-Konzept!

Neue Funktionen in der Adressverwaltung

Das Herzstück von NETOOX ist die effiziente Verwaltung von Kontaktdaten und aller daran angeknüpfter Informationen (z.B. Betreuungsverlauf, Online-Infos, ...). Neben vielen Verbesserungen in Bezug auf Sicherheit, Stabilität und Geschwindigkeit, stehen ab heute auch folgende neuen Funktionen zur Verfügung:

Beliebige Kontaktdetails

Bei jedem Kontakt kannst Du nun beliebig viele 

• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Web-Adressen 
• Instant-Messenger-Infos
• Postal-Adressen

abspeichern! 

Je nach Kontakttyp gibt es auch eine "Bezeichnung". Hier kannst Du eine der Standard-Bezeichnungen auswählen (z.B. "work" oder "home"), oder eine eigene freie Bezeichnung eingeben. Es wird dringend empfohlen, eine der Standard-Bezeichnungen zu verwenden, wenn diese zutrifft und passt (z.B. "work_fax" bei der Fax-Nummer am Arbeitsplatz).

Mit dem gelben Stern-Symbol links neben einem Kontaktdetail kannst Du dieses als "primäres Kontaktdetail" markieren. Primäre Kontaktdetails werden bei Exports, sowie für den SMS- und E-Mail-Empfang verwendet. 

Ein Kontaktdetail gezielt löschen kannst du mit dem Papierkorb-Symbol, das rechts erscheint, wenn du mit dem Mauspfeil darüber fährst.

E-Mail-Signaturen

Du kannst nun in deinem Profil deine E-Mail-Signaturen frei bearbeiten. Um deine Profildaten zu übernehmen klickst Du einfach auf den Link "Standard-Signatur aus Profildaten laden". Danach kannst Du die Signaturen für Geschäft und Produkt sowohl für HTML-Mails als auch für Text-Mails bearbeiten und abspeichern. Diese E-Mail-Signaturen werden von NETOOX für ausgehende E-Mails verwendet. 

Hinweis: NETOOX versendet jedes Mail für dich als HTML-Mail UND als Text-Mail, sodass es bei den Empfängern unabhängig vom Endgerät und E-Mail-Programm auf jeden Fall gelesen werden kann. Daher kannst Du hier auch die E-Mail-Signaturen für HTML und Text getrennt definieren. Nach dem Bearbeiten der E-Mail-Signaturen nicht vergessen auf den "Speichern"-Button zu klicken!

NEU im Adressbuch: Filterung auf Sammelliste

Hast Du schon einmal durch Hinzufügen und Entfernen eine Sammelliste zusammengestellt und wolltest diese dann anzeigen oder darin suchen? Ab sofort ist das möglich!

Du kannst im Adressbuch die Filterung nun mit einer neuen Funktion auf die gesammelten Kontakte beschränken ODER die gesammelten Kontakte aus dem Suchergebnis weglassen:

Wähle "ohne gesammelte" aus dem neuen Dropdown und und führe eine Suche aus, um die Kontakte in der Sammelliste vom Suchergebnis weg zu lassen.

Wähle "nur gesammelte" aus dem neuen Dropdown und und führe eine Suche aus, um in der Liste der gesammelten Kontakte zu suchen.

[de] Neue Funktionen

Mit dem heutigen Systemupdate veröffentlichen wir einige coole neue Features!
Hier ein Überblick:

Adressbuch: Firma

Alle Kontakte im Adressbuch haben nun ein neues Feld "Firma", in das du den Namen des Unternehmens schreiben kannst, bei dem die Person tätig ist. Dieser wird auch im Suchergebnis separat angezeigt und natürlich kannst du auch dein Adressbuch danach durchsuchen.
Das bisherige Feld "Beschriftung" wurde auf "Anzeigename" umbenannt. Hier kannst du (bei Bedarf) den Namen der Person eingeben, wie du ihn angezeigt haben möchtest (z.B. "Team Franz & Susi Müller" oder dgl.).

Rechnungslegung: Angebote

Du kannst nun nicht nur Rechnungen und Gutschriften, sondern auch Angebote erstellen! Einfach Vorlage(n) für den Typ "Angebot" anlegen und dann wie üblich dazu Belege ausstellen. Genial.

Adressbuch: E-Mails senden

Anstelle der E-Mail-Vorschau beim Versand aus dem Adressbuch, öffnet sich nun ein neues Dialogfenster, in dem du Betreff und Text des E-Mails vor dem Versand auch noch bei Bedarf anpassen kannst! Der rote Mail-Versand-Button steht natürlich weiterhin zur Verfügung und verschickt das E-Mail sofort.

[de] Excel Adress-Export

NEU: Adressbuch-Einträge direkt in Excel-Datei exportieren!

Mit heutigem Systemupdate gehen auch erweiterte Export-Möglichkeiten online. Du kannst nun die Kontakte in der Sammelliste in folgende Formate exportieren:

• CSV  ... (komma-getrennte Werte als Text-Datei)
• CSV für Excel ... (CSV speziell für Excel formatiert)
• 2 versch. Zeichen-Codierungen: ISO-8859 für Europa/USA, UTF-8 = international
• Excel ... Direktexport als .xls Datei

Im Excel-Export werden 2 Tabellenblätter erstellt:

1. contacts ... Alle Adressdaten der exportierten Kontakte
2. contactPoints ... Alle Betreuungsverlaufseinträge (manuell/E-Mail) der Kontakte
• Verknüpfung zu Kontakten über Spalte "id" möglich!

Happy NETOOXing wünscht dir

Dein NETOOX Team

[de] NEU: Stapelverarbeitung von Kontakten

Effiziente Kontaktverwaltung in einer neuen Dimension: 
Mit diesen neuen Funktionen führst du Operationen auf ganze Listen von Kontakten aus!

Du kannst nun folgende Operationen auf Kontakte in der Sammelliste ausführen und ersparst dir so das Öffnen jedes einzelnen Kontaktes, viele Klicks und jede Menge Zeit:

• Kontakte ausblenden
• Kontakte einblenden
• Kontakte löschen
• Tag(s) hinzufügen
• Tag(s) entfernen

Hinweis: Eine Anleitung zur Verwendung der "Sammelliste" findest du in der NETOOX Online-Hilfe. 

Diese neue Funktion gibt dir die Möglichkeit, wichtige Aktionen auf beliebig viele "gesammelte" Kontakte mit einem Klick anwenden zu können!

Einige Beispiele aus der Praxis

• Du importierst versehentlich 150 falsche Kontakte aus einer Datei und möchtest diese wieder Löschen. Filtere dazu dein Adressbuch einfach nach dem Tag, der beim Import automatisch vergeben wird (beginnt mit "import"!), gib alle so gefundenen Kontakte in die Sammelliste und verwende dann die Operation "Kontakte löschen".
• Du filterst die Kunden in deinem Adressbuch nach gewissen Eigenschaften (zB. dem Vorkommen gewisser Wörter im Betreuungsverlauf) und blendest diese Kontakte aus.
• Du möchtest einen Tag umbenennen: Anstelle jeden Kontakt mit dem Tag einzeln zu öffnen und umzuschreiben, durchsuchst du einfach das komplette Adressbuch nach dem Tag, gibst alle Kontakte in die Sammelliste, entfernst den Tag mit dem jetzigen Namen und fügst anschließend einen neuen Tag mit dem neuen Namen hinzu.
• u.s.w...