NETOOX Feature-Update

NETOOX wird laufend weiter entwickelt. Die Rückmeldungen von echten Power-Usern helfen uns, gezielt Verbesserungen für die tägliche Arbeit mit NETOOX umzusetzen. Hier möchten wir mal wieder einige Neuerungen der letzten Wochen zusammenfassen.

E-Mail-Vorlagen

Eines der zentralen Features von NETOOX sind die E-Mail-Vorlagen, mit denen Du sehr schnell Standard-Mails an Kontakte senden kannst - automatisiert oder manuell. 

Wenn Du schon viele E-Mail-Vorlagen in deinem NETOOX gespeichert hast, helfen Dir die neuen Funktionen, den Überblick zu behalten und effizient arbeiten zu können:

• Du kannst nun nicht mehr benötigte E-Mail-Vorlagen ausblenden. Sie bleiben dabei noch gespeichert und können jederzeit wieder eingeblendet werden, erscheinen aber im Adressbuch nicht. So wird die Liste der verfügbaren E-Mail-Vorlagen übersichtlicher.
• Im Tool zur Bearbeitung deiner E-Mail-Vorlagen kannst Du nun auch nach ein/ausgeblendeten Vorlagen und auch nach dem Vorlagen-Zweck ("Für") filtern.
• Um aus einer großen Listen von Vorlagen schnell die richtige zu finden und ein E-Mail an einen Kontakt versenden zu können, ist nun im Adressbuch ein praktischer Filter eingebaut: Einfach im Suchfeld tippen und die Liste der E-Mail-Vorlagen wird danach gefiltert.
• Beim Versand einer E-Mail-Vorlage an meherer Kontakte (Stichwort "Sammelliste") steht nun auch eine sehr übersichtliche Auswahl aller verfügbaren Vorlagen zur Verfügung UND es sind nun auch alle möglichen Vorlagen aller Gruppen inkludiert, bei denen Du Mitglied bist. Auch hier kannst Du die Liste schnell und einfach mit einem eigenen Suchfeld filtern.

Mehrere BCC-Adressen mit Beistrichen getrennt & Vorlagen ausblendbar

Neuer Filter der E-Mail-Vorlagen nach "ausgeblendet" und Zweck

Filterung der E-Mail-Vorlagen im Kontaktprofil im Adressbuch 

Filterung und strukturierte Anzeige der E-Mail-Vorlagen beim Versand an mehrere gesammelte Kontakte

Mehrere BCC-Adressen

Du kannst nun bei allen E-Mail-Vorlagen auch mehrere BCC-Adressen einstellen. Gib die E-Mail-Adressen dazu einfach mit Beistrichen getrennt in das BCC-Feld ein. (Bild siehe oben)

Recruiting

Oftmals tragen sich Kontakte auf Recruiting-Formularen ein, die bereits in der eigenen Adressdatenbank gespeichert sind (gleiche E-Mail-Adresse). Die Daten, die dabei vom Kunden/Interessenten eingetippt werden, werden zu den bestehenden Daten dazugespeichert (z.B. zusätzliche Adresse, zusätzliche Telefonnummer). Da man davon ausgehen kann, dass die vom Kontakt zuletzt eingetragenen Informationen die aktuell gültigen sind, werden diese nun automatisch zu "primären Kontaktdetails".

Infos zu "Primären Kontaktdetails" hier: Neue Funktionen in der Adressverwaltung

Lehrgangsverwaltung

Auch in der NETOOX-Lehrgangsverwaltung wurden einige Neuerungen umgesetzt:

• Lehrgänge können nun kopiert werden ... dabei wird auch von jedem zugehörigen Seminar eine Kopie angelegt. Danach müssen nur noch eventuelle Korrekturen angebracht und die Seminartermine dazu gespeichert werden.
• Seminarräume können nun ausgeblendet werden. So bleiben die Listen und Auswahlmöglichkeiten möglichst übersichtlich.

Fixes

Neben neuen Funktionen werden in NETOOX auch laufend zahlreiche kleinere Verbesserungen eingebracht. So profitieren alle User sofort und ohne Installations-Aufwand vom modernen Online-Office-Konzept!

Neue Funktionen in der Adressverwaltung

Das Herzstück von NETOOX ist die effiziente Verwaltung von Kontaktdaten und aller daran angeknüpfter Informationen (z.B. Betreuungsverlauf, Online-Infos, ...). Neben vielen Verbesserungen in Bezug auf Sicherheit, Stabilität und Geschwindigkeit, stehen ab heute auch folgende neuen Funktionen zur Verfügung:

Beliebige Kontaktdetails

Bei jedem Kontakt kannst Du nun beliebig viele 

• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Web-Adressen 
• Instant-Messenger-Infos
• Postal-Adressen

abspeichern! 

Je nach Kontakttyp gibt es auch eine "Bezeichnung". Hier kannst Du eine der Standard-Bezeichnungen auswählen (z.B. "work" oder "home"), oder eine eigene freie Bezeichnung eingeben. Es wird dringend empfohlen, eine der Standard-Bezeichnungen zu verwenden, wenn diese zutrifft und passt (z.B. "work_fax" bei der Fax-Nummer am Arbeitsplatz).

Mit dem gelben Stern-Symbol links neben einem Kontaktdetail kannst Du dieses als "primäres Kontaktdetail" markieren. Primäre Kontaktdetails werden bei Exports, sowie für den SMS- und E-Mail-Empfang verwendet. 

Ein Kontaktdetail gezielt löschen kannst du mit dem Papierkorb-Symbol, das rechts erscheint, wenn du mit dem Mauspfeil darüber fährst.

E-Mail-Signaturen

Du kannst nun in deinem Profil deine E-Mail-Signaturen frei bearbeiten. Um deine Profildaten zu übernehmen klickst Du einfach auf den Link "Standard-Signatur aus Profildaten laden". Danach kannst Du die Signaturen für Geschäft und Produkt sowohl für HTML-Mails als auch für Text-Mails bearbeiten und abspeichern. Diese E-Mail-Signaturen werden von NETOOX für ausgehende E-Mails verwendet. 

Hinweis: NETOOX versendet jedes Mail für dich als HTML-Mail UND als Text-Mail, sodass es bei den Empfängern unabhängig vom Endgerät und E-Mail-Programm auf jeden Fall gelesen werden kann. Daher kannst Du hier auch die E-Mail-Signaturen für HTML und Text getrennt definieren. Nach dem Bearbeiten der E-Mail-Signaturen nicht vergessen auf den "Speichern"-Button zu klicken!

[en] Excel-Export of Addresses

NEW: Directly export address book entries to an Excel file!

With today's system update we introduce extended export features. Now you can export contacts from the collection list to these formats:

• CSV  ... (comma separated values)
• CSV for Excel ... (CSV formatted for Excel)
• supports 2 character encodings: ISO-8859 for Europe/USA, UTF-8 = international
• Excel ... Export as .xls file

2 spreadsheets are generated in the Excel export file:

1. contacts ... all address and contact data of the exported entries
2. contactPoints ... all contact history entries (manual/email) of the exported contacts (linked to contacts via column "id")

Happy NETOOXing!

Your NETOOX Team

[de] Vom ersten Klick zum Power-User

Webinar-Aufzeichnungen

Alle Aufzeichnungen der bisherigen Webinare findest du in dieser YouTube Playlist.
Der weitere Webinarplan steht HIER zur Verfügung.

Support-Webinar

Du hast noch Fragen zu den bereits besprochenen Themen?

Dann nutze diese Chance: Sende uns deine Fragen JETZT!

Wir stellen ein eigenes Support-Webinar zusammen und geben kompetente Auskunft zu den aktuellsten Themen. So wirst auch du zum NETOOX Power-User!

Schreib uns via Support-Tool oder per E-Mail an support@netoox.com

Dein NETOOX Team

[de] NETOOX Verbesserungen

Mit dem heutigen System-Update veröffentlichen wir viele Verbesserungen, die dir bei deiner Arbeit helfen werden!

Hier ist ein Überblick über einige der neuen Funktionen und Möglichkeiten, die übrigens teilweise von NETOOX Nutzern vorgeschlagen wurden :)

Rechnungslegung

1) Du kannst nun direkt im Adressbuch von einem geöffneten Kontakt weg eine neue Rechnung/Gutschrift erstellten. Das spart dir mehrere Klicks und die Suche nach dem Kontakt, da du nicht mehr selbst das Rechnungslegungsmodul öffnen und dort den Namen eintippen brauchst!

2) Vorlagen-Vorschau: Hast du eine Vorlage für Rechnung oder Gutschrift zusammengestellt, kannst du dir nun eine Vorschau generieren lassen um zu sehen, wie ein Rechnungs-PDF aussehen wird. Für die Vorschau werden als Rechunngsempfänger deine eigenen Daten eingesetzt, eine zufällige Rechungsnummer verwendet und 3 Beispiel-Zeilen angeführt.

Hilfe

Einige Hilfe-Links betreffen Detail-Themen, die Teil einer größeren Hilfe-Seite sind. Diese Details werden nun sofort angezeigt und gelb hinterlegt hervorgehoben, wenn du einen Hilfe-Link anklickst. So brauchst du die für dich momentan relevanten Informationen nicht mehr extra auf der ganzen Seite suchen.

... und viele andere Optimierungen, Korrekturen und Verbesserungen an mehreren Stellen im System!

Your Profile as vCard and QR-Code

You already know that NETOOX generates EMail signatures for you. Those are used in mails you send out from the NETOOX address book and you can download and use them in your EMail client program as well.

With todays update we added 2 more automatically generated files for you!

vCard

vCards are electronic business cards (file extension .vcf) that can be read with may different programs (Outlook, address managers, EMail clients, cell and smart phones, ...). Typically you would send a VCF file along with your EMails and recipients could then easily add your contact info to their address books.

NETOOX now generates vCard files for you to download and use howevery you like.
Tip: Download the file and add it to your NETOOX mail templates!

QR-Code

Surely you know thos sqare "bar codes" that are EVERYWHERE now. You can find them on billboards, in stores, on products, on the web, in newspapers, ... They are called "QR-Codes" and are popular because anyone with a cell or smart phone with an integrated camera can scan those codes. They sort of provide an interface between the offline world (on paper) and the online world on mobile devices.

The codes typically contain a phone number or an EMail address or a web address. BUT they can also contain an entire "business card" with your name, email, phone and web address. To encode all that information, the MECARD format has been invented.

Your NETOOX now also generates the MECARD texts for you. You can copy the generated MECARD text as it is OR copy the readily available QR-Code image and use it e.g. in your Word files or anywhere else where you want to give people a quick, easy and state-of-the-art way to get your profile data.

Tip: Copy the MECARD text into the according field of the business card design that has a QR-Code on the back at mlm.printassist.eu


Visit Settings > Profile > My Profile in your NETOOX account to get more info and the files!


PS: You can (and should) test out scanning your QR-Codes with your own phone! Apps for scanning QR-Codes are available in the app store of your smart phone's system (e.g. for Android devices you can use QR-Droid, on iPhones you can use Qrafter, ...). Tip: Simply scan the code right from your computer monitor :)