NETOOX Feature-Update

NETOOX wird laufend weiter entwickelt. Die Rückmeldungen von echten Power-Usern helfen uns, gezielt Verbesserungen für die tägliche Arbeit mit NETOOX umzusetzen. Hier möchten wir mal wieder einige Neuerungen der letzten Wochen zusammenfassen.

E-Mail-Vorlagen

Eines der zentralen Features von NETOOX sind die E-Mail-Vorlagen, mit denen Du sehr schnell Standard-Mails an Kontakte senden kannst - automatisiert oder manuell. 

Wenn Du schon viele E-Mail-Vorlagen in deinem NETOOX gespeichert hast, helfen Dir die neuen Funktionen, den Überblick zu behalten und effizient arbeiten zu können:

• Du kannst nun nicht mehr benötigte E-Mail-Vorlagen ausblenden. Sie bleiben dabei noch gespeichert und können jederzeit wieder eingeblendet werden, erscheinen aber im Adressbuch nicht. So wird die Liste der verfügbaren E-Mail-Vorlagen übersichtlicher.
• Im Tool zur Bearbeitung deiner E-Mail-Vorlagen kannst Du nun auch nach ein/ausgeblendeten Vorlagen und auch nach dem Vorlagen-Zweck ("Für") filtern.
• Um aus einer großen Listen von Vorlagen schnell die richtige zu finden und ein E-Mail an einen Kontakt versenden zu können, ist nun im Adressbuch ein praktischer Filter eingebaut: Einfach im Suchfeld tippen und die Liste der E-Mail-Vorlagen wird danach gefiltert.
• Beim Versand einer E-Mail-Vorlage an meherer Kontakte (Stichwort "Sammelliste") steht nun auch eine sehr übersichtliche Auswahl aller verfügbaren Vorlagen zur Verfügung UND es sind nun auch alle möglichen Vorlagen aller Gruppen inkludiert, bei denen Du Mitglied bist. Auch hier kannst Du die Liste schnell und einfach mit einem eigenen Suchfeld filtern.

Mehrere BCC-Adressen mit Beistrichen getrennt & Vorlagen ausblendbar

Neuer Filter der E-Mail-Vorlagen nach "ausgeblendet" und Zweck

Filterung der E-Mail-Vorlagen im Kontaktprofil im Adressbuch 

Filterung und strukturierte Anzeige der E-Mail-Vorlagen beim Versand an mehrere gesammelte Kontakte

Mehrere BCC-Adressen

Du kannst nun bei allen E-Mail-Vorlagen auch mehrere BCC-Adressen einstellen. Gib die E-Mail-Adressen dazu einfach mit Beistrichen getrennt in das BCC-Feld ein. (Bild siehe oben)

Recruiting

Oftmals tragen sich Kontakte auf Recruiting-Formularen ein, die bereits in der eigenen Adressdatenbank gespeichert sind (gleiche E-Mail-Adresse). Die Daten, die dabei vom Kunden/Interessenten eingetippt werden, werden zu den bestehenden Daten dazugespeichert (z.B. zusätzliche Adresse, zusätzliche Telefonnummer). Da man davon ausgehen kann, dass die vom Kontakt zuletzt eingetragenen Informationen die aktuell gültigen sind, werden diese nun automatisch zu "primären Kontaktdetails".

Infos zu "Primären Kontaktdetails" hier: Neue Funktionen in der Adressverwaltung

Lehrgangsverwaltung

Auch in der NETOOX-Lehrgangsverwaltung wurden einige Neuerungen umgesetzt:

• Lehrgänge können nun kopiert werden ... dabei wird auch von jedem zugehörigen Seminar eine Kopie angelegt. Danach müssen nur noch eventuelle Korrekturen angebracht und die Seminartermine dazu gespeichert werden.
• Seminarräume können nun ausgeblendet werden. So bleiben die Listen und Auswahlmöglichkeiten möglichst übersichtlich.

Fixes

Neben neuen Funktionen werden in NETOOX auch laufend zahlreiche kleinere Verbesserungen eingebracht. So profitieren alle User sofort und ohne Installations-Aufwand vom modernen Online-Office-Konzept!

Neue Funktionen in der Adressverwaltung

Das Herzstück von NETOOX ist die effiziente Verwaltung von Kontaktdaten und aller daran angeknüpfter Informationen (z.B. Betreuungsverlauf, Online-Infos, ...). Neben vielen Verbesserungen in Bezug auf Sicherheit, Stabilität und Geschwindigkeit, stehen ab heute auch folgende neuen Funktionen zur Verfügung:

Beliebige Kontaktdetails

Bei jedem Kontakt kannst Du nun beliebig viele 

• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Web-Adressen 
• Instant-Messenger-Infos
• Postal-Adressen

abspeichern! 

Je nach Kontakttyp gibt es auch eine "Bezeichnung". Hier kannst Du eine der Standard-Bezeichnungen auswählen (z.B. "work" oder "home"), oder eine eigene freie Bezeichnung eingeben. Es wird dringend empfohlen, eine der Standard-Bezeichnungen zu verwenden, wenn diese zutrifft und passt (z.B. "work_fax" bei der Fax-Nummer am Arbeitsplatz).

Mit dem gelben Stern-Symbol links neben einem Kontaktdetail kannst Du dieses als "primäres Kontaktdetail" markieren. Primäre Kontaktdetails werden bei Exports, sowie für den SMS- und E-Mail-Empfang verwendet. 

Ein Kontaktdetail gezielt löschen kannst du mit dem Papierkorb-Symbol, das rechts erscheint, wenn du mit dem Mauspfeil darüber fährst.

E-Mail-Signaturen

Du kannst nun in deinem Profil deine E-Mail-Signaturen frei bearbeiten. Um deine Profildaten zu übernehmen klickst Du einfach auf den Link "Standard-Signatur aus Profildaten laden". Danach kannst Du die Signaturen für Geschäft und Produkt sowohl für HTML-Mails als auch für Text-Mails bearbeiten und abspeichern. Diese E-Mail-Signaturen werden von NETOOX für ausgehende E-Mails verwendet. 

Hinweis: NETOOX versendet jedes Mail für dich als HTML-Mail UND als Text-Mail, sodass es bei den Empfängern unabhängig vom Endgerät und E-Mail-Programm auf jeden Fall gelesen werden kann. Daher kannst Du hier auch die E-Mail-Signaturen für HTML und Text getrennt definieren. Nach dem Bearbeiten der E-Mail-Signaturen nicht vergessen auf den "Speichern"-Button zu klicken!

[en] Improved Time-Picker

Now you can quickly pick begin and end times for appointments you create in your NETOXX address book!

Click one of the little clock symbols on the LEFT to select the start time and on the RIGHT to select the end time of the appointment.

Here's an example: You wish to create a new appointment from 8 to 9 in the morning. Click these two icons and you're done:

Note: This is available in the create/edit appointment dialog in your NETOOX address book when scheduling an appointment with one of your contacts.

[en] New Features

With today's system update we publish several cool features! Here's an overview:

Adress Book: Company

All contacts in your address book now have a new field "Company" which you can fill with the name of the organization the person works for. This will also show up in the search result list and you can search your address book for companies.
Use the field "Label" to set a special display-name if required (e.g. "Team Jane & John Mullen").

Invoicing: Quotes

Now you can not only create invoices and credits, but also quotes. Simply set up one or more templates of type "Quote" and then create vouchers as usual. Cool.

Address Book: Send EMails

When you send emails from your NETOOX address book, instead of the email preview window, you can now open a new dialog that lets you change the subject and body text before sending the email! Of course the red send-button is still available and sends the email out immediately.

[de] Neue Funktionen

Mit dem heutigen Systemupdate veröffentlichen wir einige coole neue Features!
Hier ein Überblick:

Adressbuch: Firma

Alle Kontakte im Adressbuch haben nun ein neues Feld "Firma", in das du den Namen des Unternehmens schreiben kannst, bei dem die Person tätig ist. Dieser wird auch im Suchergebnis separat angezeigt und natürlich kannst du auch dein Adressbuch danach durchsuchen.
Das bisherige Feld "Beschriftung" wurde auf "Anzeigename" umbenannt. Hier kannst du (bei Bedarf) den Namen der Person eingeben, wie du ihn angezeigt haben möchtest (z.B. "Team Franz & Susi Müller" oder dgl.).

Rechnungslegung: Angebote

Du kannst nun nicht nur Rechnungen und Gutschriften, sondern auch Angebote erstellen! Einfach Vorlage(n) für den Typ "Angebot" anlegen und dann wie üblich dazu Belege ausstellen. Genial.

Adressbuch: E-Mails senden

Anstelle der E-Mail-Vorschau beim Versand aus dem Adressbuch, öffnet sich nun ein neues Dialogfenster, in dem du Betreff und Text des E-Mails vor dem Versand auch noch bei Bedarf anpassen kannst! Der rote Mail-Versand-Button steht natürlich weiterhin zur Verfügung und verschickt das E-Mail sofort.

[en] Excel-Export of Addresses

NEW: Directly export address book entries to an Excel file!

With today's system update we introduce extended export features. Now you can export contacts from the collection list to these formats:

• CSV  ... (comma separated values)
• CSV for Excel ... (CSV formatted for Excel)
• supports 2 character encodings: ISO-8859 for Europe/USA, UTF-8 = international
• Excel ... Export as .xls file

2 spreadsheets are generated in the Excel export file:

1. contacts ... all address and contact data of the exported entries
2. contactPoints ... all contact history entries (manual/email) of the exported contacts (linked to contacts via column "id")

Happy NETOOXing!

Your NETOOX Team

[de] Excel Adress-Export

NEU: Adressbuch-Einträge direkt in Excel-Datei exportieren!

Mit heutigem Systemupdate gehen auch erweiterte Export-Möglichkeiten online. Du kannst nun die Kontakte in der Sammelliste in folgende Formate exportieren:

• CSV  ... (komma-getrennte Werte als Text-Datei)
• CSV für Excel ... (CSV speziell für Excel formatiert)
• 2 versch. Zeichen-Codierungen: ISO-8859 für Europa/USA, UTF-8 = international
• Excel ... Direktexport als .xls Datei

Im Excel-Export werden 2 Tabellenblätter erstellt:

1. contacts ... Alle Adressdaten der exportierten Kontakte
2. contactPoints ... Alle Betreuungsverlaufseinträge (manuell/E-Mail) der Kontakte
• Verknüpfung zu Kontakten über Spalte "id" möglich!

Happy NETOOXing wünscht dir

Dein NETOOX Team

[en] NEW: Batch Processing

Efficient contact management in a new dimension:
With these new features you can execute operations on lists of contacts!

Now you can perform the following actions on contacts in your collection list. Save many clicks and even more time: No need to open each contact individually:

• Hide contact
• Unhide contact
• Delete contact
• Add tag(s)
• Remove tag(s)

Note: Find instructions on how to use the "collection list" in the NETOOX online help system. 

This new feature enables you to execute important actions with a mouse click on as many "collected" contacts as you like!

Some practical examples:

• You inadvertently import the wrong file of contacts and want to delete them again. Simple filter your address book by the tag that is automatically set for each import (tag starts with "import"!), put all found contacts into the collection list and use the "Delete contacts" operation.
• Filter the address book entries on certain properties (e.g. special words in the contact history) and hide those contacts.
• Want to rename a tag? No need to open each contact and rewrite the tag: Use the tag filter of your address book, put all contacts into the collection list, use "Remove tag(s)" with the old tag name and "Add tag(s)" with the new tag name. Done.
• and so on...