NETOOX Feature-Update

NETOOX wird laufend weiter entwickelt. Die Rückmeldungen von echten Power-Usern helfen uns, gezielt Verbesserungen für die tägliche Arbeit mit NETOOX umzusetzen. Hier möchten wir mal wieder einige Neuerungen der letzten Wochen zusammenfassen.

E-Mail-Vorlagen

Eines der zentralen Features von NETOOX sind die E-Mail-Vorlagen, mit denen Du sehr schnell Standard-Mails an Kontakte senden kannst - automatisiert oder manuell. 

Wenn Du schon viele E-Mail-Vorlagen in deinem NETOOX gespeichert hast, helfen Dir die neuen Funktionen, den Überblick zu behalten und effizient arbeiten zu können:

• Du kannst nun nicht mehr benötigte E-Mail-Vorlagen ausblenden. Sie bleiben dabei noch gespeichert und können jederzeit wieder eingeblendet werden, erscheinen aber im Adressbuch nicht. So wird die Liste der verfügbaren E-Mail-Vorlagen übersichtlicher.
• Im Tool zur Bearbeitung deiner E-Mail-Vorlagen kannst Du nun auch nach ein/ausgeblendeten Vorlagen und auch nach dem Vorlagen-Zweck ("Für") filtern.
• Um aus einer großen Listen von Vorlagen schnell die richtige zu finden und ein E-Mail an einen Kontakt versenden zu können, ist nun im Adressbuch ein praktischer Filter eingebaut: Einfach im Suchfeld tippen und die Liste der E-Mail-Vorlagen wird danach gefiltert.
• Beim Versand einer E-Mail-Vorlage an meherer Kontakte (Stichwort "Sammelliste") steht nun auch eine sehr übersichtliche Auswahl aller verfügbaren Vorlagen zur Verfügung UND es sind nun auch alle möglichen Vorlagen aller Gruppen inkludiert, bei denen Du Mitglied bist. Auch hier kannst Du die Liste schnell und einfach mit einem eigenen Suchfeld filtern.

Mehrere BCC-Adressen mit Beistrichen getrennt & Vorlagen ausblendbar

Neuer Filter der E-Mail-Vorlagen nach "ausgeblendet" und Zweck

Filterung der E-Mail-Vorlagen im Kontaktprofil im Adressbuch 

Filterung und strukturierte Anzeige der E-Mail-Vorlagen beim Versand an mehrere gesammelte Kontakte

Mehrere BCC-Adressen

Du kannst nun bei allen E-Mail-Vorlagen auch mehrere BCC-Adressen einstellen. Gib die E-Mail-Adressen dazu einfach mit Beistrichen getrennt in das BCC-Feld ein. (Bild siehe oben)

Recruiting

Oftmals tragen sich Kontakte auf Recruiting-Formularen ein, die bereits in der eigenen Adressdatenbank gespeichert sind (gleiche E-Mail-Adresse). Die Daten, die dabei vom Kunden/Interessenten eingetippt werden, werden zu den bestehenden Daten dazugespeichert (z.B. zusätzliche Adresse, zusätzliche Telefonnummer). Da man davon ausgehen kann, dass die vom Kontakt zuletzt eingetragenen Informationen die aktuell gültigen sind, werden diese nun automatisch zu "primären Kontaktdetails".

Infos zu "Primären Kontaktdetails" hier: Neue Funktionen in der Adressverwaltung

Lehrgangsverwaltung

Auch in der NETOOX-Lehrgangsverwaltung wurden einige Neuerungen umgesetzt:

• Lehrgänge können nun kopiert werden ... dabei wird auch von jedem zugehörigen Seminar eine Kopie angelegt. Danach müssen nur noch eventuelle Korrekturen angebracht und die Seminartermine dazu gespeichert werden.
• Seminarräume können nun ausgeblendet werden. So bleiben die Listen und Auswahlmöglichkeiten möglichst übersichtlich.

Fixes

Neben neuen Funktionen werden in NETOOX auch laufend zahlreiche kleinere Verbesserungen eingebracht. So profitieren alle User sofort und ohne Installations-Aufwand vom modernen Online-Office-Konzept!

Neue Funktionen in der Adressverwaltung

Das Herzstück von NETOOX ist die effiziente Verwaltung von Kontaktdaten und aller daran angeknüpfter Informationen (z.B. Betreuungsverlauf, Online-Infos, ...). Neben vielen Verbesserungen in Bezug auf Sicherheit, Stabilität und Geschwindigkeit, stehen ab heute auch folgende neuen Funktionen zur Verfügung:

Beliebige Kontaktdetails

Bei jedem Kontakt kannst Du nun beliebig viele 

• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Web-Adressen 
• Instant-Messenger-Infos
• Postal-Adressen

abspeichern! 

Je nach Kontakttyp gibt es auch eine "Bezeichnung". Hier kannst Du eine der Standard-Bezeichnungen auswählen (z.B. "work" oder "home"), oder eine eigene freie Bezeichnung eingeben. Es wird dringend empfohlen, eine der Standard-Bezeichnungen zu verwenden, wenn diese zutrifft und passt (z.B. "work_fax" bei der Fax-Nummer am Arbeitsplatz).

Mit dem gelben Stern-Symbol links neben einem Kontaktdetail kannst Du dieses als "primäres Kontaktdetail" markieren. Primäre Kontaktdetails werden bei Exports, sowie für den SMS- und E-Mail-Empfang verwendet. 

Ein Kontaktdetail gezielt löschen kannst du mit dem Papierkorb-Symbol, das rechts erscheint, wenn du mit dem Mauspfeil darüber fährst.

E-Mail-Signaturen

Du kannst nun in deinem Profil deine E-Mail-Signaturen frei bearbeiten. Um deine Profildaten zu übernehmen klickst Du einfach auf den Link "Standard-Signatur aus Profildaten laden". Danach kannst Du die Signaturen für Geschäft und Produkt sowohl für HTML-Mails als auch für Text-Mails bearbeiten und abspeichern. Diese E-Mail-Signaturen werden von NETOOX für ausgehende E-Mails verwendet. 

Hinweis: NETOOX versendet jedes Mail für dich als HTML-Mail UND als Text-Mail, sodass es bei den Empfängern unabhängig vom Endgerät und E-Mail-Programm auf jeden Fall gelesen werden kann. Daher kannst Du hier auch die E-Mail-Signaturen für HTML und Text getrennt definieren. Nach dem Bearbeiten der E-Mail-Signaturen nicht vergessen auf den "Speichern"-Button zu klicken!

NEU im Adressbuch: Filterung auf Sammelliste

Hast Du schon einmal durch Hinzufügen und Entfernen eine Sammelliste zusammengestellt und wolltest diese dann anzeigen oder darin suchen? Ab sofort ist das möglich!

Du kannst im Adressbuch die Filterung nun mit einer neuen Funktion auf die gesammelten Kontakte beschränken ODER die gesammelten Kontakte aus dem Suchergebnis weglassen:

Wähle "ohne gesammelte" aus dem neuen Dropdown und und führe eine Suche aus, um die Kontakte in der Sammelliste vom Suchergebnis weg zu lassen.

Wähle "nur gesammelte" aus dem neuen Dropdown und und führe eine Suche aus, um in der Liste der gesammelten Kontakte zu suchen.

Erweiterte Infos beim Mail-Versand

Als NETOOX-User weißt du, wie schnell und praktisch du Mail-Vorlagen anlegen und nutzen kannst, um personalisierte Mails an deine Leads, Kunden und Kontakte zu versenden. Ab sofort bekommst du noch bessere Infos zum Mailversand.

Beim Versenden von Mails an Kontakte stellt NETOOX deine Mails in eine Versandliste, die permanent abgearbeitet wird. Konnte das Mail in diese Liste eingefügt werden, so erscheint die grüne Statusmeldung, die du sicher schon oft gesehen hast.

ABER: Der eigentliche Versand geschieht somit zu einem späteren Zeitpunkt! Das kann innerhalb weniger Sekunden sein, oder aber auch ein paar Minuten dauern.

Konnte das E-Mail zum "echten" Versandzeitpunkt ohne Probleme an den Mailserver übergeben werden, dann wird dies ab sofort im Betreuungsverlauf protokolliert:

Bei diesem "echten" Versand kann es aber auch Situationen geben, wo das E-Mail nicht an den Mailserver übertragen werden kann. Um Auszuschließen, dass es sich nur um ein temporäres Problem am Mailserver handelt, versucht NETOOX den Versand  mit einigen Minuten Abstand mehrfach. Erst nach mehreren erfolglosen Versuchen wird aufgegeben. In diesem Fall wird nun ebenso im Betreuungsverlauf eine Fehlermeldung für dich angezeigt:

Wichtige Hinweise:

• Die o.a. neuen Informationen zu Versandzeipunkt bzw. Fehlermeldungen werden nur bei neuen Mails erfasst. Bei E-Mails vor dem 10.1.2013 stehen diese Infos nicht im Betreuungsverlauf zur Verfügung.
• Wird eine Fehlermeldung angezeigt, so kannst du mit dem Mauspfeil darüberfahren und die Statusmeldung des Mail-Servers (SMTP-Server) einsehen. Eventuell erkennst du daraus bereits die Fehlerursache (bspw. im obigen Beispiel "AuthenticationFailed" deutet darauf hin, dass SMTP- Benutzername/Passwort nicht stimmt). Prüfe auf jeden Fall, ob deine SMTP-Einstellungen korrekt sind im Menüpunkt Einstellungen > Profil > Postausgang (SMTP).
• Wurde ein E-Mail von deinem Mailserver korrekt versendet (Uhrzeit bei "gesendet" wie oben dargestellt ausgefüllt), ist das leider dennoch  keine Garantie dafür, dass es beim gewünschten Empfänger auch tatsächlich ankommt. Bspw. kann die Mailbox des Empfängers voll sein oder dessen Spam-Filter schlägt zu. 

NEW: Post Files on Group Wall

With the latest update we introduced a special new feature that lets group members post file-attachments on the group's wall!

Simply drag & drop the files you wish to attach to your posting onto the designated area, write your message and submit everything.

Group members will get nice previews of images, can play audio and video files, open and download files using the download-icon underneath each file:

Special note: NETOOX has a built-in video platform that automatically converts each audio and video file you upload, so that these files can be played within the browser and without any Flash player or plugin! NETOOX audio and video files use state-of-the-art HTML5 technology, even work on iPhones, iPads, Android and other smart phones/tablets and there are NO annoying commercials overlaying or at the end of videos. Awesome!

And...

The new NETOOX Audio/Video System is now also fully integrated into the group Wiki. So you can upload and embed A/V files there as well!

NETOOX News

Today's post is a summary of some of the new features in your NETOOX Online Swiss Army Knife.

Events

Being one of the biggest new features, group admins can now manage a list of events. Group members can send out event invitations to address book entries. A special new placeholder was introduced that can be used in eMail templates and will be replaced by the event's information upon eMail delivery. 

Also: Events can have file attachments which will be sent along with the outbound eMails (e.g. detailed description of event, hotel, how to get there, ...).
In the eMail dialogs (single or mass mail) you can select which event you wish to have inserted. NETOOX will even adjust the times according to the timezone settings of the event and the recipients!

Country in Recruiting Forms

Leads can now also select their home country in all NETOOX recruiting forms (embedded forms and NETOOX homepage designs). This new field is also pre-selected according to the visitor's origin. Knowing the country of a new lead can, for example, help determine the correct phone number if no country code has been given!

Address Book: vCard & QR-Code

Now you can download a vCard file (.vcf) of any contact from your address book and even scan a special QR-Code with your smart phone to quickly get the contact info into your phone's address book!

Invoicing: Read Receipt

All users of the "Invoicing" module will appreciate this new little helper: NETOOX now automatically requests a "disposition notification" (= read receipt) when sending invoices to customers.

Custom Mail Signature Text

As you already know, NETOOX automatically generates eMail signatures for outgoing mails based on your profile data. Now you can also add some custom text to eMail signatures!

Remember: Use the "My (business/product) signature" placeholder in eMail templates to have NETOOX replace it with your personal profile image, contact information and (new) optional custom text.

[de] Werbung per SMS

SMS-Kampagnen haben annährend 100% Öffnungs-Rate!

Jeder Unternehmer muss sich laufend folgende Frage stellen:
Wie informiere ich möglichst gezielt, möglichst viele Kontakte möglichst günstig?

Kontakte (d.h. Adressen) kannst du über verschiedene Wege finden. Eine Möglichkeit ist, sogenannte "Leads" zu kaufen: Menschen sind permanent auf der Suche nach neuen Produkten und Dienstleistungen. Lead-Agenturen nehmen die Kontaktinformationen dieser Interessenten über Websites entgegen und leiten diese dann an dich weiter - gegen Gebühr natürlich, denn die Werbung und Dienstleistung verursacht Kosten und hat ja für dich auch einen hohen Wert!

Jetzt hast du also - auf welche Art auch immer - eine ganze Menge Kontakte gesammelt und in deinem NETOOX-Adressbuch abgespeichert. Diese Kontakte haben Geld gekostet und du hast damit Zeit verbracht sie zu bearbeiten. Egal ob jemand sofort Interesse an deinen Lösungen bekundet, oder zum Zeitpunkt der Eintragung akut keinen Bedarf hat: Wichtig ist, dass du ALLE deine Kontakte regelmäßig mit Informationen zu deinen Produkten oder Dienstleistungen auf dem Laufenden hältst.

Informiere alle deine Kontakte regelmäßig!

Aber wie? 

Eine einfache, kostengünstige und schnelle Möglichkeit ist, regelmäßige Newsletter zu versenden. Also E-Mails an die Kontakte, von denen du E-Mail-Adressen gespeichert hast und die sich über Infos von dir freuen. Wie du weißt, hast du mit dem Newsletter-Tool in NETOOX dafür ein extrem praktisches Werkzeug zur Verfügung, kannst auch Statistiken auswerten und alle "Tracking-Infos" werden automatisch wieder in dein NETOOX-Adressbuch eingespielt (Details dazu in dieser Video-Playlist).
Verglichen mit den Kosten von Briefen, Postkarten oder anderen Offline-Werbemaßnahmen, sind Newsletter extrem günstig UND mit dem richtigen Werkzeug an der Hand auch extrem einfach umzusetzen.

ABER: Wenn du damit schon Erfahrungen gesammelt hast, dann wird dir auch auffallen, dass bei jedem Newsletter nur eine gewisse Prozentzahl von Empfängern deine Informationen auch tatsächlich öffnen und lesen (das weißt du natürlich nur, wenn du auch entsprechende Statistiken geliefert bekommst - so wie eben im NETOOX Newsletter Tool!). Der Grund dafür ist auch recht einfach: Postfächer sind teilweise voll, Newsletter gehen in der Flut von E-Mails unter, nicht jeder hat Zeit deinen Newsletter genau jetzt zu lesen, u.v.m. Daraus ergibt sich eine statistische Kennzahl, die man "Open-Rate" (also "Öffnungs-Rate") nennt.
Im Schnitt erreicht man hier nur einige wenige Prozent!

Sollte man sich daher Newsletter überhaupt sparen? Nein. Wie schon gesagt ist der Newsletterversand so einfach, schnell und günstig, dass es sich durchaus lohnt, regelmäßig an bspw. 1000 Kontakte zu senden wenn davon auch nur 50 das E-Mail öffnen! Und übrigens: Diese Zahlen sind bei Postversand auch nicht besser (!) - aber VIEL teurer...

Es gibt aber auch eine andere Möglichkeit, bei deinen Kontakten im Gedächtnis zu bleiben: SMS.

Ja, SMS-Versand ist in der Regel etwas teurer als der Newsletter-Versand. ABER es gibt verschiedene Statistiken die zeigen, dass nahezu 100% aller verschickten SMS von den Empfängern gelesen werden! Das ist, im Vergleich zu 2 bis 4 Prozent beim Newsletterversand eine fast unglaubliche Zahl! Denke einfach mal an dich selbst: Wenn dein Mobiltelefon piepst, schaust du dann nach und liest die Nachricht? Selbst wenn du das Telefon gerade gar nicht dabei hast (ich weiß, das ist unwahrscheinlich ;)) - du siehst die Nachricht später und löschst sie sicher nicht, ohne sie zuvor gelesen zu haben. So bist du also selbst schon das beste Beispiel dafür, dass praktisch alle verschickten SMS auch "echt gut ankommen".

SMS werden zu annähernd 100% gelesen!

NETOOX bietet dir auch hierfür eine sehr einfach zu bedienende Möglichkeit. Genau wie beim E-Mail-Versand selektierst du die Empfänger, schreibst dein kurzes Info-SMS (auch personalisiert!) und sendest mit 1 Klick beliebig viele SMS ab. Der Versand ist im Betreuungsverlauf jedes Empfängers protokolliert und du kannst davon ausgehen, dass deine Nachrichten gelesen werden! Natürlich kannst du in SMS keine Romane schreiben - ein SMS hat ja nur maximal rund 150 Zeichen - aber der Effekt, dass du bei deinen Kontakten im Gedächtnis bleibst, ist dennoch enorm. 150 Zeichen sind genug um auf Neuigkeiten und deine Homepage hinzuweisen - und damit ist dein Werbeziel schon perfekt erreicht!

• Video: SMS-Versand in NETOOX

Noch ein Wort zu den SMS-Kosten: Heutzutage hat im Europäischen Raum fast jeder ein (nationales) SMS-Paket in der Grundgebühr des Mobilfunkvertrages enthalten und kommt mit den monatlichen Limits auch problemlos aus. Für einen Massenversand aus einer Online-Anwendung wie NETOOX ist das allerdings (leider) nicht geeignet. So gibt es hierfür Anbieter, die einen (internationalen) SMS-Massenversand ermöglichen und auch entsprechende Online-Schnittstellen zur Verfügung stellen, über die das NETOOX-System deine Nachrichten an deine Kontakte senden kann. Diese Dienstleister haben klarerweise dafür SMS-Kosten und verlangen Gebühren für den Service. In NETOOX haben wir hier einen (vergleichsweise) günstigen Anbieter ins Boot holen können, der internationalen Massen-SMS-Versand anbieten kann. Auf diese Art kommen wir auf günstige  €0,1 pro SMS - also SEHR günstig ... speziell wenn du an die effektive Open-Rate denkst!